Długi czas nienawidziłam sesji feedbackowych. Kojarzyły mi się z przymusową torturą. Już jako konsultant starałam się ich unikać. To przekonanie było wynikiem kilku źle przeprowadzonych sesji w których uczestniczyłam. Aż pewnego razu, w wyjątkowo trudnych dla mojej firmy warunkach, Filip Czapeczka przeprowadził dla nas naprawdę dobrą sesję. Od tego czasu komunikacja w naszej firmie osiągnęła niespotykanie wysoki poziom, który utrzymuje się do tej pory.

Przeprowadziłam potem wiele sesji feedbackowych u swoich klientów i efekt ten powtórzył się za każdym razem.

Dowiedziałam się wtedy, że spotkanie organizujemy nie tylko aby zyskać i przekazać cenne informacje, ale także, aby poćwiczyć komunikację i móc bez stresu wymieniać się wiedzą w codziennej pracy.

Informacja zwrotna jest szczególnym „darem”. Dany w umiejętny sposób może wiele zmienić, źle użyty rani i zniechęca .  Dlatego warto dobrze się przygotować.

 

Starannie wybrać czas, miejsce i zaufanego moderatora.

Tak aby wszyscy czuli się dobrze.  Dobrze zacząć od krótkiego warsztatu, który przypomni uczestnikom o ważnych aspektach przekazywania tak istotnych informacji.

W czasie sesji uczestnicy przekazują feedback słownie, zaczynając od imienia odbiorcy i patrząc mu twarz.

Spinka jest łatwym sposobem na zapamiętanie ważnych aspektów dawania informacji zwrotnej.

Sprecyzuj ·       Używaj precyzyjnego języka.

·       Zacznij od faktów. Dopiero potem powiedz o odczuciach i opiniach.

·       Przywołaj przykłady.

·       Mów spokojnym i przyjaznym tonem.

Pozytyw ·       Podaj sporo pozytywów. Są bardzo ważne.

·       Wzmocnisz w ten sposób fajne zachowania, z których odbiorca może nie zdawać sobie sprawy.

I ale ·       Zamiast „ale” używaj „i”. Podkreślisz w ten sposób, że obie informacje są równoważne.
Negatyw ·       Bądź ostrożny z podawaniem negatywów. Nie jesteśmy w stanie pracować nad wieloma rzeczami na raz. Warto podać tylko te najważniejsze, aby nie zniknęły w długiej męczącej liście.
Konsekwencje ·       Podaj konsekwencje.
Alternatywy ·       Porozmawiaj o alternatywach. Podaj swoje propozycje i posłuchaj propozycji adresata.

A czego unikać?

SARKAZM I ŻART

METAFORA

  1. Są nieprecyzyjne, przez co często nieskuteczne.
  2. Mogą być odebrane jako niepoważne i zignorowane.
  3. Mogą być odebrane jako brak szacunku. Mogą niepotrzebnie urazić. Co sprawia, że osoba dająca feedback, traci w oczach odbiorcy i sprawia, że jest mniejsza szansa na to ze odbiorca zmieni coś w swoim zachowaniu. Chętniej stosujemy się do rad osób, których dobre intencje są dla nas jasne.

JA TY

Mówienie o swoich obserwacjach i odczuciach wbrew pozorom ma większą moc niż mówienie o innych. Jest bardziej autentyczne. Mówienie o Jasiu, często nastawia źle do Jasia a nie koncentruje na meritum sprawy. Może też nastawić źle do dającego feedback, co jeszcze bardziej zmniejsza jego potencjalną skuteczność.

ZAWSZE LUB NIGDY

Taki komunikat budzi sporo emocji, które przeszkadzają w racjonalnej analizie swojego zachowania i wprowadzaniu zmian. Do tego jeszcze tak łatwo je odeprzeć: „A wczoraj tak nie zrobiłem, widzisz jednak nie zawsze”.

Najważniejsza jest jednak nasza reakcja na informację zwrotną.

Bo to ona decyduje o tym, czy dana osoba zechce nas jeszcze nią obdarzyć.

Przede wszystkim tak, aby nie zniechęcić darczyńcy do szczerości!

Uśmiechnąć się i podziękować za wysiłek włożony w podzielenie się tymi informacjami. Można poprosić o doprecyzowanie.

Nie tłumaczyć się i nie dyskutować, chodź wiem, że kusi…

Trzymanie się tych zasad jest trudne, ale tylko na początku. Każde zachowanie uparcie powtarzane wchodzi w nawyk. A dobre nawyki komunikacyjne są naprawdę warte uporu, który musimy włożyć w ich wykształcenie.

Agent do zadań specjalnych. Pierwszy w Polsce Trener Professional Scrum Developer oraz pierwsza kobieta na świecie z takimi kompetencjami!